Sebagai seseorang yang bekerja pada sebuah instansi atau perusahaan, surat dinas tak lagi asing untukmu, bukan? Surat dinas biasanya digunakan untuk memberikan izin atau pemberitahuan sesuatu.
Cara membuat surat dinas juga bukan hal yang sulit. Biasanya, setiap perusahaan memiliki template surat dinas khas masing-masing. Melalui surat dinas itu pula, lembaga atau perusahaan dapat dikenali dengan mudah.
Penasaran bagaimana cara membuat surat dinas, struktur dan contoh surat dinas? Simak penjelasan Popbela.com berikut ini.
Pengertian surat dinas
Sebelum melihat contoh surat dinas, ada baiknya kita mengetahui terlebih dulu pengertian surat dinas. Surat dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu lembaga untuk berbagai kepentingan. Surat dinas bersifat resmi yang bisa dikeluarkan oleh pemerintah dan perusahaan, baik swasta maupun negeri.
Biasanya, surat dinas dibuat untuk memberitahukan pengumuman, izin, pemberian kuasa, hingga perintah penugasan bagi karyawan terkait. Surat dinas dianggap sah apabila terdapat tanda tangan dari pejabat yang berwenang dan dilengkapi dengan cap basah.
Fungsi surat dinas
Secara umum, surat dinas berfungsi untuk sebuah tujuan yang bersifat kedinasan. Namun, secara spesifik, fungsi surat dinas dapat kamu lihat sebagai berikut.
- Surat dinas berfungsi sebagai pedoman untuk melakukan sebuah tugas. Tugas tersebut dapat berupa instruksi, pengambilan keputusan, dan perizinan untuk melakukan hal tertentu.
- Surat dinas berfungsi sebagai pengingat. Sebab, surat dinas yang biasanya berbentuk hard copy ini dapat dijadikan arsip dan bukti sah di kemudian hari.
- Surat dinas juga berfungsi sebagai bukti perkembangan sebuah perusahaan. Misalnya, melalui surat dinas, kita dapat mengetahui sudah berapa banyak perjalanan yang dilakukan oleh suatu instansi, hingga keputusan apa yang pernah diambil oleh perusahaan tersebut.
Syarat-syarat surat dinas
Setelah mengetahui fungsi surat dinas, berikut syarat-syarat surat dinas yang harus dipenuhi agar surat dinas dapat diakui secara sah oleh pihak yang bersangkutan. Syarat-syarat surat dinas ini nantinya perlu kamu perhatikan di dalam contoh surat dinas sebagai berikut.
- Surat dinas harus ditulis dengan struktur yang baku dan jelas. Format penulisannya harus teratur dan tidak membingungkan pembaca.
- Isi dari surat dinas harus ditulis secara singkat, padat, dan jelas menggunakan bahasa Indonesia yang baku dan sesuai dengan EYD. Pastikan setiap kalimat yang tertulis tidak menimbulkan tafsir ganda untuk menghindari konflik di kemudian hari.
- Apabila surat dinas ditulis menggunakan bahasa Inggris, pastikan struktur penulisan (grammar) benar sesuai dengan kaidah yang berlaku.
- Surat dinas juga merupakan penggambaran dari instansi atau lembaga yang mengeluarkannya. Maka dari itu, sebisa mungkin hindari salah penulisan (typo) dan gaya penulisan diharapkan dapat memberikan citra yang baik bagi perusahaan terbaik.
Struktur penulisan surat dinas
Selanjutnya, dalam menulis surat dinas, kamu harus memperhatikan struktur penulisan yang baku. Struktur sederhana dari surat dinas biasanya sebagai berikut.
- Kop surat
- Waktu penulisan surat
- Nomor penulisan surat
- Lampiran
- Hal atau perihal
- Alamat
- Salam pembuka surat
- Isi surat
- Salam penutup
- Identitas pengirim surat
- Tembusan
- Inisial surat
- Stempel
- Lampiran jika ada.
Lembaga atau instansi mana pun yang mengeluarkannya, biasanya akan sama strukturnya dengan struktur di atas. Yang membedakan surat dinas satu lembaga dengan lainnya adalah gaya bahasanya.
Contoh surat dinas
Bagaimana, kamu semakin paham bukan dengan surat dinas? Jika masih bingung, berikut contoh surat dinas yang bisa kamu jadikan pedoman untuk membuat surat dinasmu sendiri.
1. Surat dinas pemerintahan
2. Surat dinas universitas
3. Surat dinas undangan
4. Surat dinas rumah sakit
5. Surat dinas perjanjian
6. Surat perjalanan dinas
7. Surat dinas pemberian kuasa
8. Surat dinas memorandum
9. Surat dinas keputusan
10. Surat dinas penugasan karyawan
11. Surat keterangan dinas
12. Surat dinas ucapan terima kasih
13. Surat dinas permohonan bantuan
14. Surat dinas ungkapan duka cita
15. Surat dinas permohonan izin
16. Surat dinas tugas
17. Surat dinas berita acara
18. Surat dinas rekomendasi
19. Surat dinas panggilan
20. Surat dinas peringatan
21. Surat dinas instruksi lapangan
22. Surat dinas pelaksanaan sidang
23. Surat dinas peminjaman ruang
24. Surat dinas persetujuan mutasi kerja
25. Surat dinas pemberian izin penelitian
Itulah 25 contoh surat dinas resmi, pemerintah, swasta, sekolah lengkap yang biasa digunakan instansi untuk tujuan formal. Semoga artikel ini membantu dan memudahkanmu dalam menyusun surat dinas, ya!
