5 Contoh dan Cara Membuat Surat Undangan Rapat yang Baik & Benar

Surat-menyurat menjadi salah satu dokumen yang tak akan pernah terlepas dari lingkup perkantoran. Surat menjadi salah satu dokumen penting baik untuk memberikan informasi maupun sebagai pernyataan perjanjian. Dokumen satu ini memiliki banyak jenis serta tata cara penulisannya sendiri.

Salah satu surat yang akan Popbela bahas kali ini adalah surat undangan rapat. Secara umum, surat ini masuk dalam surat undangan resmi. Surat undangan rapat merupakan dokumen yang memuat ajakan kepada seseorang atau kelompok, untuk menghadiri suatu kegiatan rapat. Pihak yang diundang bisa seseorang atau instansi untuk membahas hal yang bersifat penting bagi kepentingan banyak orang.

Karena bersifat resmi, maka ada hal-hal yang harus diperhatikan. Oleh karena itu, simak contoh surat undangan rapat dan cara membuatnya yang benar berikut ini, ya!

Dalam menulis surat undangan rapat, ada bagian-bagian surat yang harus tercantum di dalamnya. Berikut perinciannya:

1. Kop Surat

Kop surat menjadi identitas sebuah perusahaan atau instansi. Dalam kop surat harus disertai logo instansi, nama, alamat, nomor kontak, yang ditata dengan rapi. Tujuan pembuatan kop surat agar penerima dokumen bisa mengetahui asal surat tersebut dan si pengirim.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat dibuat sesuai dengan waktu pembuatan surat. Hal ini juga dijadikan sebagai acuan waktu kepenulisan surat tersebut dibuat.

3. Nomor Surat

Nomor surat bisa dicantumkan pada surat undangan resmi terlebih bagi perusahaan yang membutuhkan arsip.

4. Perihal

Perihal ditulis untuk memudahkan penerima mengetahui apa isi surat tersebut.

5. Nama dan Pihak yang Dituju atau alamat tujuan

Bagian ini wajib dicantumkan secara jelas dan singkat. Alamat yang lengkap akan ditulisan di bagian sampul surat. Tulis nama penerima dan gelar serta jabatannya dengan jelas dan sesuai.

6. Salam pembuka

Jangan lupa untuk memberi salam pembuka yang sopan, baik, dan benar.

7. Isi Surat

Isi surat memuat ajakan kepada penerima untuk menghadiri acara atau kepentingan resmi tertentu. Tuliskan maksud dan tujuan dari dibuatnya undangan rapat tersebut, cantumkan hari dan tanggal pelaksanaan, pokok bahasan, tempat, serta informasi penting lainnya.

8. Salam Penutup

Salam dan ucapan terima kasih pada bagian penutup merupakan suatu etika yang baik dalam penulisan surat undangan resmi. Jadi, jangan sampai terlewat, ya!

9. Lampiran

Lampiran bisa dicantumkan bisa juga tidak. Hal ini berlaku sebagai dokumen untuk memperjelas atau melengkapi isi surat. Lampiran bertujuan untuk memperjelas topik pelaksanaan acara supaya penerima undangan dapat mengetahui secara umum tentang acara tersebut. Contohnya adalah rundown acara.

10. Nama Pengirim, Stempel dan Tanda Tangan

Setelah bagian penutup, tulis jabatan serta nama pengirim agar penerima mengetahui dengan jelas. Tak lupa bubuhkan stempel dan tanda tangan untuk menjadi bukti bahwa undangan yang diterima berasal dari pihak resmi.

Perhatikan dengan baik setiap susunan dan tata bahasanya. Tata bahasa yang digunakan adalah tata bahasa formal, baku, serta sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan. Dalam penulisan nama dan jabatan juga harus teliti jangan sampai salah. Pastikan setiap kalimat dalam surat tidak salah ketik atau typo.

Itulah cara dan contoh surat undangan rapat yang baik dan benar.