General Affairs (GA) memiliki peran yang vital dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan melalui berbagai tugas yang beragam. Dalam lingkup tugasnya, GA tidak hanya terbatas pada aspek pengadaan barang dan jasa, namun juga melibatkan berbagai aspek lainnya yang mendukung berjalannya aktivitas harian perusahaan.
Kira-kira apa saja, ya, tugas utama (jobdesk) dari divisi general affairs di perusahaan? Simak selengkapnya yuk, Bela.
1. Pengadaan barang
Salah satu fokus utama dari GA adalah mengelola pengadaan barang dan jasa, serta perawatan aset perusahaan. Hal ini mencakup pemantauan dan pembaruan terhadap barang-barang yang membutuhkan perbaikan atau penggantian, seperti peralatan kantor dan komputer. GA juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pembelian dilakukan dengan pertimbangan harga yang kompetitif, dengan tujuan untuk mengontrol pengeluaran perusahaan.
2. Pembayaran dan pembelian rutin perusahaan
Selain itu, GA juga menangani pembayaran dan pembelian rutin perusahaan, seperti pembayaran tagihan listrik, air, dan telepon, serta pembelian barang-barang berkala seperti alat tulis kantor dan kertas. Dalam hal ini, GA perlu memiliki kemampuan estimasi dana yang tepat guna memastikan kelancaran kegiatan operasional perusahaan.
3. Pembayaran tenaga harian sesuai aturan
Tugas GA juga mencakup pengelolaan pembayaran tenaga kerja harian sesuai dengan peraturan yang berlaku. Mereka bertanggung jawab atas pembayaran gaji pekerja lepas dan memastikan pencatatan yang akurat dalam pembukuan perusahaan. GA juga dapat menggunakan solusi seperti aplikasi slip gaji online untuk mempermudah proses administratif terkait.
4. Pemeliharaan aset perusahaan
Selain tugas-tugas tersebut, GA juga memiliki tanggung jawab dalam pemeliharaan aset perusahaan serta pengawasan terhadap penggunaannya. Hal ini mencakup pengontrolan terhadap kerusakan yang mungkin terjadi pada aset perusahaan serta tindakan pencegahan agar penggunaannya tetap efisien. Bahkan, ketika perusahaan merencanakan renovasi atau pembukaan kantor cabang baru, GA turut serta dalam melakukan estimasi biaya yang diperlukan dan memastikan kelancaran proses tersebut dengan rinci dan efisien.
5. Rencana renovasi dan pembukaan kantor cabang baru
General affairs (GA) di lingkungan perusahaan senantiasa menjaga kepekaan dan kecermatan dalam menetapkan anggaran, termasuk saat perusahaan merencanakan pembukaan kantor cabang baru atau melakukan renovasi. GA memiliki tugas untuk melakukan evaluasi yang mendalam, mulai dari pertimbangan tentang kelayakan hingga perkiraan dana yang sesuai dengan kebutuhan.
Perihal renovasi dan pembukaan kantor cabang juga menjadi bagian dari ruang lingkup tugas yang diemban oleh general affairs. Dalam konteks ini, GA bertanggung jawab untuk menguraikan secara terperinci biaya yang diperlukan untuk keperluan renovasi atau pembukaan kantor cabang.
Dengan demikian, tugas general affairs tidak hanya terbatas pada administrasi dan pengelolaan aset, tetapi juga mencakup berbagai aspek lain yang mendukung keberlangsungan operasional perusahaan secara keseluruhan.
Keberadaan GA dalam suatu perusahaan menjadi kunci dalam memastikan bahwa segala hal terkait dengan fasilitas, pembelian, dan pengelolaan sumber daya perusahaan dapat berjalan dengan efisien dan efektif. Tertarik meniti karier di bidang ini, Bela?