Sekretaris adalah profesi krusial yang wajib ada di setiap organisasi, komunitas, atau pekerjaan. Tak hanya bertugas mencatat notulensi dan mengurus surat-menyurat, seorang sekretaris juga berperan sebagai penghubung antara atasan dan pihak lain.
Berdasarkan indeed.com, sekretaris merupakan profesi yang memegang peran penting dalam administrasi di suatu bisnis atau lingkungan organisasi. Profesi ini memainkan peran integral sebagai perantara antara perusahaan dan klien.
Selain mengurus administrasi, sekretaris juga mengelola tugas lainnya seperti panggilan telepon, mengatur dokumen, memelihara sistem pengarsipan, dan membantu tugas perusahaan.
Tugas sekretaris juga berbeda-beda di setiap instansi, organisasi, dan industri pekerjaan. Namun yang pasti, setiap sekretaris memiliki kemampuan organisir yang baik, ulet, teliti, komunikasi yang baik, serta fleksibel dan bisa diandalkan.
Melansir dari berbagai sumber, berikut adalah delapan tugas sekretaris yang perlu kamu ketahui.
1. Penanggung jawab korespondensi
Sekretaris punya peran penting sebagai penghubung antara perusahan dengan pihak internal maupun eksternal. Dalam hal ini, tugas sekretaris juga mencakup korespondensi, seperti korespondensi telepon dan surat misalnya.
Para sekretaris akan menerima panggilan dari klien, karyawan internal, mitra bisnis, atau masyarakat yang nantinya disampaikan kepada pihak atasan atau yang bertanggung jawab. Bukan hanya menjawab panggilan telepon atau pesan, sekretaris juga akan menyaring segala surat yang masuk.
2. Memastikan keakuratan notulen
Sekretaris juga bertugas dalam mencatat notulensi rapat. Selain itu, sekretaris juga wajib memiliki detail oriented skill atau teliti. Hal ini karena sekretaris bertanggung jawab atas keakuratan notulen yang ditulis.
Persyaratan notulen dapat bervariasi sesuai kebutuhan organisasi, tetapi minimal harus mencakup:
- Tanggal, waktu, lokasi pertemuan
- Daftar peserta yang hadir dan tidak hadir
- Daftar item yang dibahas
- Daftar laporan yang disampaikan
- Daftar mosi yang diajukan dan deskripsi disposisi mereka
3. Menjaga arsip
Sekretaris juga bertugas dalam memelihara dan menjaga arsip serta dokumentasi perusahaan. Biasanya, sekretaris berkoordinasi dengan divisi document controller dalam memelihara keakuratan dan ketersediaan dokumentasi ketika dibutuhkan pihak berwenang. Arsip ini umumnya mencakup rincian anggota perusahaan, notulen rapat, laporan keuangan, dan catatan resmi lainnya.
4. Mengatur jalannya rapat
Sekretaris wajib hadir dalam rapat yang diadakan oleh perusahaan. Ini karena sekretaris bertugas dalam mengatur jalannya pertemuan serta mencatat hasil diskusi para peserta rapat. Selengkapnya, inilah tugas sekretaris saat rapat:
- Bekerja sama dengan pimpinan untuk merencanakan rapat
- Menerima agenda rapat dari panitia
- Menyebarkan agenda rapat
- Membuat minutes of meeting (MOM)
- Menyebarkan MOM yang telah disetujui
- Memastikan keakuratan hasil rapat
5. Komunikasi ke berbagai pihak
Sebagai perwakilan dari pihak direksi dan komponen penting perusahaan, sekretaris juga melakukan komunikasi ke berbagai pihak. Mulai dari manajer, karyawan, pejabat perusahaan, hingga pihak eksternal.
Maka dari itu, seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan komunikasi yang efektif. Sekretaris yang kompeten mampu menyampaikan pesan dengan baik secara dua arah tanpa terjadi salah paham atau miskomunikasi.
6. Menandatangani dokumen tertentu
Tugas sekretaris berikutnya adalah mengambil peran untuk menandatangani dokumen tertentu. Bisa dibilang, sekretaris punya kapasitas dan wewenang untuk menandatangani cek, korespondensi, aplikasi, laporan, kontrak, atau dokumen lain atas nama organisasi.
7. Membuat jadwal
Membuat jadwal dan appointment untuk para eksekutif juga menjadi tugas sekretaris yang krusial. Profesi ini mengharuskan untuk mengatur agenda pertemuan para direksi perusahaan untuk bertemu dengan klien, vendor, hingga shareholder. Sekretaris juga seringkali bertugas untuk menjaga dan mengingatkan para staf mengenai jadwal konferensi atau rapat yang akan datang.
8. Mengelola invoice
Lumrahnya, mengelola keuangan dan invoice menjadi tugas utama divisi keuangan. Namun pada perusahaan tertentu, sekretaris juga turut bertanggung jawab dalam mengecek akurasi invoice, terutama dari transaksi yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. Saat mendapat tugas ini, kamu akan bekerja sama dengan bagian finance atau purchasing.
Itulah delapan tugas sekretaris yang umumnya dijalankan dalam perusahaan. Adakah informasi mengenai tugas sekretaris yang kamu ketahui, Bela?