Menggelar pesta pernikahan tentunya membutuhkan persiapan yang matang. Banyak pasangan yang memilih untuk menggunakan jasa wedding organizer agar proses pernikahan mereka berjalan dengan lancar.
Istilah wedding organizer jika kita terjemahkan ialah penyelenggara pernikahan, atau yang biasa disebut dengan singkatan WO. Kalau kamu pernah mendengar profesi event organizer, sebenarnya ada kesamaan pula dengan wedding organizer, yakni mengatur jalan sebuah acara, mulai dari persiapan hingga pelaksanaannya.
Nah, kali ini Popbela akan membahas seputar arti dan tugas wedding organizer yang dikutip dari beberapa sumber sebagai berikut.
Apa itu wedding organizer?
Wedding organizer adalah sebuah jasa yang diperuntukkan bagi calon pengantin dan keluarga untuk membantu perencanaan dan supervisi dari setiap rangkaian acara pernikahan yang telah ditetapkan sesuai jadwal. Peran mereka sedikit sama dengan wedding planner, namun pada waktu yang relatif singkat.
Umumnya, wedding organizer terdiri dari beberapa orang yang nantinya mereka akan mempunyai tugas masing-masing dalam membantu pengantin, dimulai dari pemilihan venue dan vendor-vendor hingga menyukseskan acara hingga akhir.
Tugas wedding organizer
Suksesnya pesta pernikahan tak lepas dari peran wedding organizer itu sendiri. Pasalnya, peran penting mereka yang membantu para pengantin untuk merealisasikan pernikahan impiannya, serta memastikan momen bahagia itu berjalan dengan lancar. Menjadi WO atau wedding organizer memiliki tantangan tersendiri. Pekerjaan ini membutuhkan sikap yang komunikatif, ramah, cepat tanggap, dan tentunya pekerja keras.
Selain melancarkan rangkaian acara pernikahan, terdapat beberapa tugas wedding organizer lainnya. Apa sajakah itu?
1. Mengatur tema dan konsep pernikahan
Aturan konsep dan tema juga termasuk dalam bagian tugas wedding organizer. Biasanya, pihak WO sudah menyiapkan beberapa paket pernikahan yang bisa dipilih para calon pengantin. Dalam masing-masing paket terdapat pilihan konsep yang diinginkan. Selain itu, para pengantin juga bisa memilih apakah ingin menggelar acara yang menggunakan adat atau modern saja.
Nantinya, akan ada diskusi dengan pihak wedding organizer beserta calon pengantin untuk menentukan tema pernikahan. Jadi, mereka akan menjelaskan setiap rangkaian acara pesta tersebut. Terlebih lagi, jika memang WO itu sudah profesional, mereka bisa menjelaskan kelebihan dan kekurangan dalam konsep yang dipilih. Maka dari itu, sebaiknya kamu perlu selektif ketika mencari wedding organizer.
2. Membuat daftar susunan acara
Setelah mengatur tema dan konsep, pihak wedding organizer akan membuat daftar susunan acara pernikahan. Awalnya akan dibuat rundown acara yang dimulai dari pembukaan hingga penutup pesta pernikahan. Jika semua sudah selesai, susunan acara itu akan diserahkan pada calon pengantin.
Jika mereka ingin tambahan, maka pihak WO akan memberi akomodasi. Sebagai tambahan, mereka juga akan menanyakan bantuan di acara pernikahan, seperti bridesmaid dan penerima tamu, serta dekorasi ataupun perlengkapan lain yang diperlukan.
3. Membuat rincian biaya
Salah satu tugas wedding organizer yang terpenting adalah menanyakan alokasi dana yang disediakan calon pengantin. Karena, dana merupakan sebuah acuan bagi pihak WO dalam merancang acara pernikahan sesuai keinginan calon pengantin. Nah, dalam hal ini, kemampuan bernegosiasi wedding organizer akan diterapkan ketika nanti menawar harga kepada para vendor sampai deal.
4. Menjadi pemersatu untuk dua keluarga
Tak hanya calon pengantin, wedding organizer juga ikut serta menjadi penengah bagi dua keluarga. Terkadang, dalam perencanaan ini ada saja kejadian dua keluarga yang berbeda pendapat. Hal ini sudah menjadi tugas bagi wedding organizer untuk mempersatukan dua keluarga yang berbeda agar menghindari perselisihan. WO yang profesional tentunya mempunyai cara tersendiri untuk menangani situasi tersebut.
5. Menentukan lokasi pernikahan
Setelah semuanya terlaksana, langkah selanjutnya ialah pihak wedding organizer akan mencari lokasi yang tepat sesuai dengan tema dan konsep yang digunakan. Nantinya, tim WO harus turun ke lapangan untuk menanyakan harga sewa gedung pada tanggal yang telah ditetapkan. Jika sudah, pihak WO akan memberi informasi kepada si calon pengantin.
Kalau calon pengantin tersebut sudah menyetujui, mereka akan memberi tahu semua vendor seperti fotografer, videografer, dan pihak dekorasi agar juga bisa melakukan survey di lokasi tersebut.
6. Mengkoordinasi setiap rangkaian acara
Tim wedding organizer telah mempersiapkan semuanya sampai hari pernikahan itu tiba. Hal ini menjadi tanggung jawab yang besar daripada sebelumnya. Sebab, mereka harus berada dalam lokasi secepat mungkin untuk mengkoordinasi persiapan akhir sesuai dengan pembagian tugas yang sudah ditetapkan.
Pada hari H pernikahan, mereka harus memastikan anggota keluarga para mempelai, bridesmaid, serta panitia yang sudah menyusun acara. Maka dari itu, kelancaran acara pernikahan bergantung pada kinerja wedding organizer.
7. Menjalankan tugas setelah selesai acara
Ternyata, tugas tim wedding organizer tidak hanya sampai resepsi pernikahan itu berakhir. Jadi, setelah acara tersebut sudah selesai, mereka harus menyimpan dan mengirimkan sebuah hantaran, kado, dan mahar pengantin. Pasalnya, itu bagian dari tanggung jawab serta tugas wedding organizer yang terakhir. Tak hanya itu, mereka juga harus memastikan keamanan dari amplop yang digunakan saat acara pernikahan berlangsung.
Pernikahan adalah impian bagi semuan insan yang saling mencintai. Karena itulah, kelancaran dalam pelaksanaan pesta pernikahan sudah menjadi tugas dari wedding organizer. Nah, sekarang sudah tahu kan arti dan tugas wedding organizer? Kira-kira kamu akan menggunakan jasa WO atau nggak nih, Bela?