10 Contoh Surat Pengantar Dokumen: Lengkap dengan Syarat dan Formatnya

Tahukah kamu jika sebuah organisasi, instansi dan lembaga yang ingin mengirimkan dokumen haruslah menyertakan surat pengantar. Yap, surat pengantar dokumen merupakan jenis surat resmi yang digunakan untuk melampirkan atau mengirimkan dokumen kepada pihak lain.

Dokumen yang dilampirkan pun beragam, bisa berupa laporan, proposal, kontrak, resume, sertifikat, atau dokumen lainnya yang perlu disertakan dengan informasi tambahan atau klarifikasi tertentu.

Surat pengantar dokumen adalah surat resmi yang berfungsi untuk menjelaskan dan memberikan informasi singkat terkait dengan dokumen yang dilampirkan. Surat ini dapat berisi tujuan pengiriman dokumen, konteks atau latar belakang informasi, instruksi penggunaan dokumen, serta ucapan terima kasih atau harapan terkait dengan penggunaan dokumen tersebut.

Adapun tujuan dari surat pengantar dokumen adalahi sebagai bentuk  kesopanan dalam keadministrasian, formalitas, dan menjadi sarana yang dapat meyakinkan instansi mengenai maksud dan tujuan pengirim surat pihak yang dituju.

Fungsi dari surat pengantar dokumen adalah sebagai berikut:

1. Memberikan konteks: Surat pengantar memberikan konteks atau informasi tambahan yang memudahkan penerima dokumen untuk memahami isi dan tujuan dokumen tersebut.
2. Memberikan instruksi: Surat ini juga  dapat memuat  instruksi tertentu terkait penggunaan atau tindak lanjut terhadap dokumen yang dilampirkan.
3. Menyampaikan harapan atau permintaan: Surat pengantar dapat menyampaikan harapan atau permintaan terkait dokumen yang dikirimkan.
4. Membuat komunikasi lebih efektif: Dengan adanya surat pengantar, komunikasi terkait dokumen menjadi lebih jelas dan terstruktur.

Berikut adalah syarat yang harus dipenuhi dalam penulisan surat pengantar dokumen.

1. Jelas dan tepat: Isi surat pengantar harus jelas dan tepat sesuai dengan tujuan pengiriman dokumen.
2. Ringkas: Surat harus singkat dan padat, tidak bertele-tele.
3. Tepat waktu: Surat pengantar harus dikirimkan bersamaan dengan dokumen yang dilampirkan.
4. Berisi informasi yang diperlukan: Isi surat harus mencakup informasi yang diperlukan terkait dokumen yang dilampirkan.

Selanjutnya, dalam menulis surat pengantar dokumen, kamu harus memperhatikan struktur penulisan yang baku. Struktur sederhana dari surat pengantar dokumen biasanya sebagai berikut.

1. Kop surat
2. Waktu penulisan surat
3. Nomor penulisan surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal
6. Alamat
7. Salam pembuka surat
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Identitas pengirim surat
11. Tembusan
12. Inisial surat
13. Stempel
14. Lampiran jika ada.

Bagaimana, apakah kamu sudah paham arti dan fungsi surat pengantar dokumen? Jika masih bingung, berikut contoh pengantar dokumen  yang bisa kamu jadikan pedoman untuk membuat surat pengantar dokumenmu sendiri.

Itulah ke-10 contoh surat pengantar dokumen. Semoga membantu, ya!