Setiap kantor wajib dilengkapi dengan sarana-prasarana untuk menunjang kinerja karyawannya. Masalahnya kemudian adalah banyak sekali karyawan yang memakai fasilitas kantor seenaknya untuk keperluan pribadi. Mulai dari penggunaan jaringan internet, alat tulis, tisu, komputer kantor untuk main game atau chatting, telepon, kendaraan milik kantor, dan masih banyak lagi.
Kalau kamu pemilik usaha, pasti kamu akan jengkel juga karena selain membuat pengeluaran semakin bengkak, bisa jadi kinerja karyawanmu menurun akibat kurangnya konsentrasi karena sibuk mengurusi urusan pribadi dengan menggunakan fasilitas kantor tersebut. Sedangkan kamu yang jadi kepala bagian atau manajer, pasti bingung juga karena kerap ditegur oleh bagian pengadaan fasilitas gara-gara timmu suka boros. Mau melarang mereka, takut dibilang pelit dan sok. Tapi kalau dibiarkan, lama-lama bisa ngelunjak. Solusinya?
Selama karyawanmu ini tidak mengganggu karyawan lainnya, tidak berisik, tidak menyita kuota internet dan membuat lemot komputer lainnya, serta dia tetap menyelesaikan pekerjaannya dengan baik sesuai deadline, maka tidak masalah. Kasus yang sebenarnya tidak perlu kamu besar-besarkan terkait penggunaan sarana kantor antara lain: penggunaan tisu toilet, penggunaan tisu meja yang sewajarnya (memang untuk membersihkan noda kecil), penggunaan banyak pulpen untuk mencatat nota dan data pembelian, bermain game online di jam istirahat.
Peraturan ini pastinya disesuaikan dengan perlengkapan apa yang digunakan dan paling rawan disalahgunakan. Perlu ditegaskan sejak awal apakah memang ada barang yang sama sekali tidak boleh digunakan untuk keperluan pribadi, ataukah ada barang-barang yang boleh digunakan untuk urusan pribadi, tapi dalam batasan yang ditentukan. Sedangkan untuk penggunaan tisu, kamu bisa membuat tulisan “Kalau 1 sudah cukup, kenapa ambil 2?” atau “Cintai hutan dengan menggunakan tisu seperlunya.” Sedangkan untuk pemakaian internet kantor, beritahu karyawanmu bahwa jika terjadi koneksi lemot karena banyaknya pengguna, maka WiFi akan dinonaktifkan sementara. Utamakan penggunaan WiFi untuk pekerjaan, misalnya mengunggah dan mengirim file.
Kalau ada karyawan yang memasang software di komputer kantor, kamu harus benar-benar memastikan bahwa software tersebut original dan tidak akan mengganggu penggunaan software lainnya. Jangan sampai komputer di kanto dipasangi software bajakan, karena perusahaan bisa dikenai denda yang cukup besar. Belum lagi jika software yang kamu pasang mengundang virus dan bisa membahayakan file penting yang ada di komputer.
Kalau ada karyawan yang menggunakan kertas dan printer kantor untuk keperluan pribadi dan itu sampai puluhan atau bahkan ratusan lembar, maka kamu harus melarangnya, Bela. Kalau yang melakukannya hanya 1 orang dan hanya sekali sih masih tidak masalah. Tapi karyawan lain bisa meniru perbuatan ini dan merugikan perusahaan. Begitu juga dengan pemakaian telepon kantor, alat tulis, dan perlengkapan lainnya. Jangan sampai perlengkapan seperti alat tulis, tisu, snack dan minuman dibawa pulang sebagai milik pribadi.
Lakukan pengecekan secara rutin laman apa saja yang sering dibuka di browser dan berapa lama. Cek juga penggunaan telepon kantor, telepon mana yang paling sering digunakan, nomor mana yang sering ditelepon, dan cari tahu siapa pemakainya. Awasi stok perlengkapan kantor dan pantry.
Peraturan yang kamu buat harus berlaku untuk semua karyawan. Jangan sampai ada karyawan yang menilai kamu pandang bulu dalam menerapkan aturan kantor. Membedakan hak karyawan bisa berakibat fatal dan gosip tentangmu yang pelit atau pilih kasih adalah yang hal yang tak terelakkan lagi.
