Kamu mendapatkan kepercayaan untuk memimpin meeting di kantor? Kegiatan ini biasanya rutin dilakukan untuk update pekerjaan mingguan ataupun yang sifatnya khusus. Momentum ini digunakan untuk berkomunikasi dan bersinergi dengan rekan-rekan kerjamu supaya tetap sesuai dengan agenda rencana kerja. Supaya berjalan dengan lancar, kamu perlu persiapan yang matang, mulai dari pemikiran, keterampilan sampai dengan strategi penyampaiannya. Inilah 7 kiat sukses menjadi pemimpin rapat yang bisa kamu aplikasikan!
1. Rencanakan dengan baik
Hal pertama yang bisa kamu lakukan sebelum mengadakan meeting ialah memikirkan tujuan pertemuan dan apa yang ingin kamu capai bersama tim. Hal ini penting selain mempersiapkan materi yang akan disampaikan. Meeting bersama rekan kerja merupakan kesempatan untuk saling berkomunikasi dan mendengarkan apa yang sedang dikerjakan saat ini. Awali dengan update pekerjaan terkini, progres proyek yang sedang berlangsung, perencanaan, serta jadwal sampai dengan tujuan yang ingin kamu capai bersama rekan kerja lainnya. Sebagai penutup, buka forum diskusi dan penyelesaian masalah jika dibutuhkan.
2. Mengundang peserta rapat yang berkepentingan
Saat memutuskan untuk mengadakan meeting, hal ini akan menentukan siapa saja yang perlu kamu undang dan berkepentingan untuk menyampaikan materi, agenda pembahasan dan solusi yang sedang dihadapi. Kondisi ini akan membuatmu fokus. Selain itu, meeting yang efisien melibatkan jumlah peserta yang sedikit. Misalnya, peserta adalah perwakilan dari setiap divisi agar meeting berjalan dengan waktu yang efektif.
3. Tampil percaya diri
Saat memimpin rapat memerlukan sikap percaya diri, karena kamu akan menjadi fokus selama berjalannya meeting. Kamu bisa mempersiapkan diri sebaik mungkin dengan menyiapkan materi secara maksimal, seperti menggunakan bantuan laptop, infocus atau layar LCD. Hal penting lainnya selain menyiapkan materi, adalah penampilan. Persiapkan penampilan terbaikmu, karena akan meningkatkan rasa percaya dirimu dan meninggalkan kesan baik kepada seluruh peserta rapat.
4. Gunakan waktu yang efisien dan efektif
Jam kerja yang tidak panjang, membuat setiap orang yang terlibat rapat sudah memiliki agenda kerjanya masing-masing. Hargai waktu mereka dengan memulai rapat dan selesai tepat waktu. Usahakan agar meeting tidak dilakukan lebih dari sejam, tetapi tetap sesuaikan dengan materi dan kebutuhan yang diperlukan. Hal terpenting; misi, tujuan dan pembahasan yang disampaikan lengkap dalam tempo waktu tersebut.
5. Akhiri dengan ulasan hasil rapat
Saat berjalan rapat, libatkan notulen yang bertugas untuk menulis seluruh jalannya rapat, termasuk hasil keputusan bersama saat meeting. Tugasmu sebagai pemimpin ialah mengulas kembali sebelum mengakhirinya, agar semua merasa bertanggungjawab dengan hasil yang telah disepakati bersama.
Sudah siap memimpin meetingmu, Bela?