Di dalam dunia kerja, tentunya ada etika-etika yang tak tertulis, tetapi harus kamu ketahui. Salah satunya adalah etika karyawan saat mengirim pesan. Hal ini berlaku pada atasan, manager, klien, bahkan rekan kerja. Kamu nggak bisa seenaknya mengirimkan pesan. Salah-salah hal ini justru merusak reputasi perusahaan dan terlihat kurang profesional. Selalu ingat, ya, Bela, apa yang kamu lakukan di dunia kerja mencerminkan bagaimana value dan kepribadianmu.
Lalu, bagaimana etika karyawan saat mengirim pesan agar maksud yang kamu utarakan tersampaikan dan tetap sopan?
Nah, nggak usah bingung. Inilah etika karyawan saat mengirim pesan.
1. Ingat waktu mengirim
Nah, yang sering lupa untuk diperhatikan adalah waktu mengirim pesan. Jika kamu akan mengirim pesan kepada manager atau bawahan-mu, bisa kamu cek fitur calendar pada e-mailnya terlebih dahulu. Mungkin yang bersangkutan sedang meeting atau ada kegiatan lainnya.
Selain itu, kamu juga nggak disarankan untuk mengirim pesan di luar jam kerja. Hal ini memperlihatkan kamu menghargai waktu bersama keluarganya. Semua orang juga ingin merasakan work-life-balance. Jika mendesak pun, sertai kata "maaf mengganggu" pada pesan tersebut.
2. Ucapkan salam
Hal mendasar selanjutnya adalah mengucapkan salam saat kamu mengirimkan pesan kepada siapapun, baik manager, klien atau rekan kerja. Ucapkan "selamat pagi/ siang/ sore" sebelum memulai pembicaraan agar terlihat lebih profesional.
Jangan sampai kamu langsung bablas saja menyampaikan maksud tanpa disertai salam ya, Bela.
3. Gunakan identitas atau jabatanmu
Mungkin kamu akan mengirim pesan ke klien atau rekan kerja yang berbeda wilayah. Mencantumkan identitas perusahaan atau jabatan juga dibutuhkan di awal pesan, agar kamu dikenali. Selain itu, langsung tuliskan tujuan kamu menulis pesan, agar orang tidak merasa terganggu dengan hanya menyebut namanya dan bertanya kabarnya.
Sehingga, orang yang kamu tuju pun akan fast respon karena merasa pesan yang kamu kirim adalah pesan penting yang membutuhkan balasannya dengan cepat.
4. Bahasa sopan
Bahasa yang kamu sampaikan ketika mengirim pesan juga harus kamu perhatikan. Hal ini karena pesan teks bisa bersifat multi tafsir tanpa hadirnya nada pesan. Oleh karena itu, selalu biasakan untuk mengucap "tolong" jika membutuhkan bantuan dan "terima kasih" saat kamu sudah mendapatkan jawabannya.
Hindari juga mengirim humor di pesan karena bisa saja maksudnya menjadi salah arti bagi pembacanya.
5. Memakai aplikasi yang disediakan perusahaan
Bagi beberapa perusahaan sudah menyediakan aplikasi pesan agar dapat dijangkau semua karyawan di seluruh kota di Indonesia. Hal ini akan mempermudahmu mengirim pesan kepada orang yang kamu tuju tanpa mencari nomor teleponnya terlebih dahulu.
Banyak aplikasi yang dipakai seperti slack ataupun workchat.
6. Gunakan tanda baca yang tepat
Tanda baca juga memengaruhi nada pesan yang kamu buat. Hindari tanda seru pada kalimat yang kamu buat. Selain nggak sopan, beberapa tanda baca seperti koma yang tidak sesuai pada tempatnya, juga membuat kalimatmu sulit dibaca dengan nyaman.
Selalu double check, ya, Bela, sebelum mengirimkan pesan yang kamu buat.