Surat terbagi menjadi dua jenis, yakni surat resmi dan surat tidak resmi. Surat tidak resmi biasanya dibuat oleh perorangan yang ditujukan untuk orang lain dengan gaya bahasa yang santai dan akrab.
Sementara itu, surat resmi adalah surat yang ditulis dan ditujukan dari suatu instansi tertentu yang bersifat formal. Surat resmi memiliki struktur surat yang baku, sehingga isi surat dapat mudah dipahami oleh penerimanya.
Salah satu yang termasuk surat resmi adalah surat undangan resmi. Surat undangan resmi biasanya dibuat oleh suatu instansi yang berisi ajakan kepada instansi lainnya untuk menghadiri suatu acara atau melakukan hal tertentu. Misalnya, menghadiri rapat, pertemuan, atau acara resmi lainnya.
Jika kamu ingin membuat surat undangan resmi, tak perlu bingung. Berikut struktur serta contoh surat undangan resmi yang perlu kamu ketahui.
Struktur surat undangan resmi
Tidak seperti surat pribadi yang bisa bebas menuliskannya sesuka hati, surat resmi memiliki struktur yang baku yang harus dipenuhi sebagai syaratnya. Struktur ini memudahkan penerima surat untuk memahami isi surat tanpa waktu yang lama.
Bagaimana struktur surat undangan resmi? Simak daftarnya berikut ini.
1. Kop surat
Pada surat undangan resmi terdapat kop surat yang menjadi identitas bagi instansi yang membuat dan mengirimkan surat tersebut. Pada kop surat biasanya tertulis nama, logo, dan alamat instansi.
2. Tanggal surat
Tanggal surat menjadi bagian yang penting yang harus dicantumkan di surat undangan resmi. Dengan mencantumkan tanggal, penerima surat menjadi tahu kapan surat undangan resmi tersebut dibuat. Sehingga, dapat menentukan urgensi dari surat tersebut.
3. Nama dan pihak yang dituju
Selanjutnya, di dalam surat undangan resmi, tak lupa untuk menuliskan pula nama dan pihak yang dituju untuk menerima undangan tersebut. Tuliskan nama secara lengkap, beserta gelar dan jabatannya. Perhatikan betul nama yang dituju, jangan sampai ada kesalahan dalam penulisan atau typo.
4. Isi surat
Isi surat menjadi struktur selanjutnya dalam surat undangan resmi. Isi surat berisikan maksud dan tujuan undangan tersebut dibuat. Tuliskan secara singkat acara apa yang akan dihadiri oleh penerima surat.
5. Waktu dan tempat
Setelah menuliskan secara jelas maksud dan tujuan dibuatnya undangan tersebut, tak lupa tuliskan pula waktu dan tempat acara berlangsung. Hal ini menjadi penting agar penerima undangan dapat mempersiapkan diri mengestimasikan waktu agar tidak terlambat saat menghadiri undangan yang telah kita buat.
6. Tanda tangan dan stempel instansi
Jika keterangan acara, waktu dan tempat sudah disebutkan secara jelas di dalam surat undangan resmi, selanjutnya bubuhkan tanda tangan pembuat surat dan stempel instansi. Hal ini menunjukan bahwa surat undangan resmi tersebut benar dan dapat dipertanggung jawabkan.
7. Lampiran
Biasanya pada surat undangan resmi terdapat pula lampiran yang menjelaskan lebih rinci mengenai agenda apa saja yang akan dilakukan dalam acara tersebut, rundown acara, hingga siapa saja pengisi acara atau narasumber yang hadir.
8. Gaya bahasa
Surat undangan resmi menggunakan gaya bahasa yang baku dan formal. Sebisa mungkin, surat ditulis menggunakan gaya bahasa sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia yang disempurnakan. Gaya bahasa yang baku dan formal ini digunakan karena bertujuan agar penerima surat mudah memahaminya.
Contoh surat undangan resmi
Setelah mengetahui struktur surat undangan resmi yang harus dipenuhi, berikut Popbela berikan contoh surat undangan resmi yang bisa menjadi referensi kamu saat membuatnya. Apa saja contohnya?
1. Surat undangan resmi perusahaan
2. Surat undangan resmi karang taruna
3. Surat undangan resmi OSIS
4. Surat undangan resmi sekolah
5. Surat undangan resmi kampus
Ternyata tidak sulit untuk membuat surat undangan resmi, ya, Bela. Semoga artikel ini dapat mempermudah pekerjaan kamu.