Di masa pandemi saat ini, banyak orang memilih untuk beralih membuka bisnis mereka sendiri. Mencari tambahan uang, hingga mengikuti passion menjadi salah satu alasan mereka merintis bisnis. Terlebih lagi saat ini, kita dimudahkan dengan adanya media sosial yang membuat bisnis semakin mudah dijalankan.
Tapi, jangan asal membuat bisnis, ya. Kamu wajib mengetahui bisnismu secara mendetail dan mempersiapkan semua kebutuhannya bahkan dari yang terkecil. Seperti invoice atau yang disebut juga dengan faktur.
Invoice atau faktur merupakan bukti pembayaran dari pelanggan untuk penjual. Biasanya invoice dibuat oleh penjual yang berisikan jumlah uang tertentu yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Invoice sendiri memiliki tiga lembar yang masing-masing memiliki fungsi tertentu. Fungsi tersebut adalah sebagai berikut.
- Lembar pertama untuk pelanggan, sebagai bukti bahwa ia telah melunasi tagihan.
- Lembar kedua untuk penjual dan digunakan sebagai arsip.
- Lembar ketiga untuk bagian keuangan dan digunakan untuk mencatat pemasukan.
Kamu yang baru saja memulai bisnis dan masih bingung bagaimana membuat invoice, berikut contoh invoice lengkap fungsi dan penjelasannya yang bisa jadi rekomendasi kamu.
1. Invoice pembayaran jasa
Pertama, ada invoice pembayaran jasa. Invoice ini dikeluarkan untuk membayar jasa yang telah digunakan untuk kebutuhan kita. Misalnya, jasa sebagai pembicara, jasa sebagai pelatih, atau jasa sebagai tenaga ahli.
Untuk membuat invoice pembayaran jasa, kamu perlu memperhatikan hal-hal berikut ini.
- Identitas penyedia jasa (nama perusahaan, alamat, e-mail dan nomor ponsel).
- Identitas pengguna jasa (nama perusahaan, alamat, e-mail, nomor ponsel, dan NPWP).
- Tanggal dikeluarkannya invoice dan tenggat waktu pembayaran.
- Detail jasa yang telah diberikan.
- Jumlah biaya yang harus dibayar.
- Keterangan tambahan terkait invoice tersebut bila dibutuhkan.
2. Invoice penagihan
Selanjutnya, invoice penagihan. Biasanya, invoice penagihan dikeluarkan apabila tagihan telah jatuh tempo, namun belum juga dibayar. Invoice penagihan dikirim kepada pihak yang bersangkutan, untuk memberitahukan mengenai kewajiban yang harus dibayarkannya. Jangan lupa, untuk menuliskan tenggat waktu pembayaran agar tagihan dapat dilunasi tepat waktu.
3. Invoice pembayaran barang
Secara struktur, invoice pembayaran barang sama dengan pembayaran jasa. Bedanya, detail yang tertulis di dalamnya berupa nama barang, jumlah, dan harga barang yang dibeli. Jangan lupa, untuk mencantumkan tanggal jatuh tempo agar tagihan yang tertulis di invoice tersebut dibayar tepat waktu.
4. Invoice hotel
Kamu yang sering menginap di hotel, pasti tidak asing dengan jenis invoice yang satu ini. Invoice hotel akan dikeluarkan ketika kita memesan kamar hotel. Pada invoice tertulis dengan jelas jumlah kamar yang akan kita pesan, lengkap dengan tambahan pajak yang harus dibayar.
Saat kita check out dari hotel, kita juga akan diberikan lagi invoice yang isinya lebih lengkap. Misalnya, kita menggunakan jasa laundry atau spa hotel tersebut. Maka, jasa tersebut akan tertulis di invoice yang harus kita bayar sebelum meninggalkan hotel.
5. Invoice travel dan tur perjalanan
Invoice travel dan tur perjalanan akan dikeluarkan jika kita memesan jasa perjalanan. Misalnya, memesan tiket pesawat terbang atau paket wisata dengan tujuan tertentu. Dalam invoice akan tertulis tujuan perjalanan yang kita pilih, jumlah tiket, dan biaya yang harus dibayarkan dalam tenggat waktu yang telah ditentukan.
6. Invoice sewa alat
Bukan hanya untuk membeli alat, invoice juga dikeluarkan saat kita meminjam alat-alat kepada pihak lain. Tujuannya, agar memperjelas peminjaman dan ada jaminan bahwa kita benar-benar bertanggung jawab saat meminjam alat tersebut.
Dalam invoice sewa alat, dituliskan secara detail nama barang atau alat yang disewa, banyaknya alat yang disewa, serta biaya sewa. Jumlah dalam invoice tersebut yang harus kita bayar sesuai dengan tempo yang telah tertulis.
7. Invoice pembayaran DP
Untuk pembelian suatu barang, ada sistem yang dinamakan pembayaran DP atau down payment atau yang dikenal pula dengan nama uang muka. Pembayaran DP ini wajib tertulis di invoice. Dalam invoice pembayaran DP wajib tertulis tanggal pembayaran dan sisa tagihan yang wajib dilunasi. Jangan lupa, tulis pula tenggat waktu terakhir pelunasan tagihan di dalam invoice.
8. Invoice perorangan untuk perusahaan
Untuk kamu yang bekerja sebagai freelancer, wajib mengetahui jenis invoice yang satu ini. Invoice perorangan untuk perusahaan merupakan invoice yang dibuat oleh seseorang untuk perusahaan yang menggunakan jasanya.
Dalam invoice wajib dicantumkan pekerjaan apa yang sudah kamu kerjakan secara detail dan besaran biaya yang kamu ajukan. Tulis pula nama perusahaan yang ingin kamu kirimkan invoice dan jangan lupa cantumkan nomor rekeningmu, nomor NPWP dan tenggat waktu pembayarannya.
9. Invoice melalui e-mail
Invoice melalui e-mail tidak ada bedanya dengan jenis invoice lainnya. Perbedaannya, invoice ini tidak memiliki bentuk fisik dan hanya ada berupa soft copy. Kamu bisa mencetaknya jika memang dibutuhkan bentuk fisiknya. Jika tidak, kamu tetap bisa menyimpan bentuk digitalnya dan invoice tersebut tetap sah sesuai dengan sebagaimana mestinya.
Itulah tadi contoh invoice lengkap fungsi dan penjelasannya yang bisa jadi rekomendasi kamu. Semoga saja dengan adanya invoice ini dapat mempermudah bisnis dan pekerjaan kamu, ya!