Surat pemberitahuan merupakan salah satu surat resmi, yang sering digunakan di instansi atau perusahaan untuk menginformasikan sesuatu. Biasanya, surat pemberitahuan ini ditujukan untuk perorangan atau kelompok tentang kabar terbaru.
Sama seperti surat resmi lainnya, surat pemberitahuan memiliki struktur yang baku. Bagaimana cara membuat dan contoh dari surat pemberitahuan? Simak berikut ini.
Pengertian Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat resmi yang berisikan informasi penting. Surat pemberitahuan dibuat oleh salah satu pihak ke pihak lainnya. Misalnya, dari perusahaan kepada karyawannya atau dari sekolah untuk murid-muridnya.
Surat pemberitahuan pada masa kini dibuat lebih fleksibel. Yaitu, tidak kaku dan hanya berupa tulisan seperti surat resmi pada umumnya. Tapi juga, dapat berupa poster yang lebih menarik dan berwarna.
Fungsi dan Tujuan Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan dibuat tentu memiliki tujuan dan fungsinya masing-masing. Tujuan dari dibuatnya surat pemberitahuan adalah untuk memberitahukan informasi penting, terbaru, dan terakurat kepada pihak yang dituju.
Sementara itu, fungsi dari surat pemberitahuan adalah menyampaikan informasi dengan cepat dan tepat sasaran kepada pihak yang dituju.
Syarat Surat Pemberitahuan
Sama seperti surat formal pada umumnya, surat pemberitahuan juga memiliki syarat atau ketentuan yang baku. Syarat tersebut harus dipenuhi agar surat pemberitahuan dapat menyampaikan informasi secara jelas dan tepat kepada pihak yang dituju. Apa saja syarat surat pemberitahuan? Berikut daftarnya.
1. Format yang jelas dan sesuai
Surat pemberitahuan memiliki format yang jelas dan sesuai dengan struktur surat resmi pada umumnya. Hal ini memudahkan pihak penerima mendapatkan informasi yang jelas dan mudah dipahami. Adapun format dari surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
- Adanya kop surat yang mencantumkan nama dan logo instansi yang menerbitkan surat
- Tanggal dan tempat dibuatnya surat tersebut
- Isi surat yang menuliskan secara jelas waktu, tempat, dan tujuan dibuatnya surat pemberitahuan
- Penutup
- Tanda tangan dan nama jelas, serta dibubuhi cap basah di bagian akhir surat
2. Ditulis dengan tepat dan akurat
Tujuan dibuatnya surat pemberitahuan adalah menyampaikan informasi penting. Oleh karena itu, agar mudah diterima dan dipahami, surat pemberitahuan harus ditulis dengan tepat dan akurat. Jangan sampai ada kesalahan sedikit pun karena bisa jadi informasi tidak dipahami dengan jelas oleh penerima surat.
3. Menggunakan bahasa yang formal
Karena merupakan salah satu surat resmi, maka dalam penulisannya, surat pemberitahuan harus ditulis menggunakan bahasa yang formal dan profesional. Jangan menggunakan bahasa sehari-hari karena dikhawatirkan tidak setiap orang mengerti dengan bahasa tersebut.
4. Ditulis dengan ringkas
Penulisan surat pemberitahuan ada baiknya langsung ke topik yang ingin dibahas. Jangan bertele-tele untuk menghindari kebingungan pembaca yang menerima surat tersebut.
5. Periksa kembali dan perhatikan waktu pengiriman
Setelah surat pemberitahuan dibuat, jangan lupa memeriksanya kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan di dalamnya. Setelah itu, apabila surat pemberitahuan sudah selesai dibuat dan disetujui pihak yang berwenang, perhatikan waktu pengirimannya. Jangan menunda waktu pengirimannya agar pihak yang dituju segera mendapatkan informasi tersebut.
Contoh Surat Pemberitahuan
Setelah melihat pengertian dan syarat-syaratnya, berikut ini contoh surat pemberitahuan yang bisa menjadi panduanmu saat membuatnya. Apa saja contoh surat pemberitahuan? Simak berikut ini.
1. Contoh surat pemberitahuan dari sekolah
2. Contoh surat pemberitahuan pelayanan kesehatan
3. Contoh surat pemberitahuan pembayaran dalam bahasa Inggris
4. Contoh surat pemberitahuan memulai pekerjaan
5. Contoh surat pemberitahuan untuk mahasiswa baru
6. Contoh surat pemberitahuan pemungutan suara
Itulah tadi contoh surat pemberitahuan lengkap dengan syarat-syarat dan cara membuatnya. Semoga artikel di atas membantumu dalam menyelesaikan pekerjaan, ya!