Saat seseorang ditunjuk sebagai sekretaris, maka ia menjadi salah satu bagian inti organisasi. Maka dari itu, seorang sekretaris memiliki peran dan tugas yang besar pada kegiatan organisasi sehari-harinya.
Meski demikian, setiap organisasi tentu memiliki kebijakan masing-masing mengenai tugas dan peran sekretaris. Lantas, apa saja tugas sekretaris organisasi? Mari simak informasinya berikut ini, Bela!
Pengertian sekretaris
Menurut indeed.com, sekretaris adalah seorang profesional administrasi yang memainkan peran integral dalam bisnis dan lingkungan organisasi lainnya. Sekretaris biasanya mengelola dan mengatur tugas-tugas, mengimplementasikan prosedur, dan tugas lainnya sebagai berikut ini.
1. Memastikan keakuratan notulen
Sekretaris bertugas untuk memastikan bahwa notulen rapat yang akurat telah dibuat dan disetujui. Persyaratan notulen dapat bervariasi sesuai kebutuhan organisasi, tetapi minimal harus mencakup:
- Tanggal, waktu, lokasi pertemuan
- Daftar peserta yang hadir dan tidak hadir
- Daftar item yang dibahas
- Daftar laporan yang disampaikan
- Daftar mosi yang diajukan dan deskripsi disposisi mereka.
2. Mengimplementasikan keputusan
Tugas Sekretaris juga termasuk siap mengomunikasikan keputusan-keputusan dewan, memastikan pelaksanaannya, dan melaporkan kembali kepada dewan di pertemuan berikutnya tentang tindakan yang diambil dan perkembangannya.
3. Menjaga arsip
Sekretaris bertugas memelihara dokumentasi yang akurat dan memastikan bahwa arsip tersebut tersedia ketika dibutuhkan pihak berwenang. Catatan ini dapat mencakup rincian anggota dewan, notulen rapat dewan, laporan keuangan, dan catatan resmi lainnya.
4. Melakukan komunikasi efektif
Lalu, sekretaris memastikan bahwa informasi dapat diterima dengan tepat. Apalagi, menyangkut jadwal pertemuan berikutnya dan acara yang akan datang disampaikan ke dewan dan tepat pada waktunya.
5. Memimpin rapat
Dalam organisasi yang terdiri dari pengurus inti, yaitu ketua, sekretaris, dan bendahara. Biasanya, sekretaris menjadi tangan kanan dari ketua yang memungkinkan ia bertugas mewakili ketua pada beberapa situasi.
6. Mengelola panggilan telepon
Sekretaris memang seringkali harus berkomunikasi dengan banyak pihak. Maka dari itu, seorang sekretaris harus belajar terbiasa menerima telepon, mencatat informasi, dan menyampaikan informasi sejelas-jelasnya.
7. Menandatangani dokumen tertentu
Saat seseorang ditunjuk sebagai sekretaris, maka dapat mengambil peran untuk menandatangani dokumen tertentu. Dalam kapasitas ini, sekretaris bisa diberi wewenang atau diminta untuk menandatangani cek, korespondensi, aplikasi, laporan, kontrak, atau dokumen lain atas nama organisasi.
Itulah, 7 tugas sekretaris yang umumnya dijalankan dalam organisasi. Kalau ada informasi lain yang kamu tahu, tulis lewat kolom komentar, Bela!