Pandemi COVID-19 sudah menghancurkan pola kehidupan sosial kita yang sudah terbentuk selama ini. Hampir semua kegiatan sosial, termasuk urusan kerja yang mengharuskan untuk menghadiri rapat pun terganggu. Tapi di balik bencana tersebut, kemajuan teknologi memberikan kita solusi untuk mengatasi masalah ini.
Rapat kini pun bisa dilakukan kapan pun dan di mana pun kita berada, tanpa harus berada di satu lokasi tertentu melalui platform rapat virtual.
“Tapi masih banyak yang tidak sadar kalau ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan ketika melakukan rapat virtual. Salah satunya perihal teknis yang bisa memengaruhi jalannya rapat,” kata Regional Product Marketing Manager APAC Jabra, Ling Lu, seperti dikutip dari rilis yang diterima Popbela.
Rapat virtual tetaplah kegiatan formal yang wajib dihadiri oleh pekerja sebagai salah satu bentuk tanggung jawabnya. Karena itu, perlu bagi masyarakat untuk bisa memberikan impresi profesionalisme yang baik untuk memberi kesan yang baik bagi rekan dan mitra kerja.
Untuk tetap memberikan impresi yang baik, berikut tips rapat virtual COLAB a la Jabra yang bisa kamu terapkan di rumah.
1. C untuk camera (kamera)
Adanya pilihan untuk mematikan kamera dalam rapat virtual memang cukup disenangi oleh banyak orang. Namun, ternyata jika kita menyalakan kamera sepanjang rapat berlangsung, hal ini akan memberikan impresi positif bagi peserta rapat yang lain. Tampilan imaji kita tersebut menandakan jika kita menghadiri dan memperhatikan jalannya rapat secara penuh dan serius.
Memang, bukan berarti mematikan kamera menandakan kita tidak menghadiri rapat secara penuh. Tapi dengan menampilkan video, kita lebih menunjukkan sikap profesional dan penghargaan pada si lawan bicara. Apalagi jika membiasakan untuk menatap langsung lensa kamera di perangkat kita. Meskipun terasa aneh ketika dilakukan, melihat lensa kamera memberikan tatapan kontak mata secara langsung kepada peserta rapat yang sedang berbicara.
Hal ini dikonfirmasi pada riset Hiatanen J.O, Peltota M.J, Hiatanen J.K dalam "Psychophysiological responses to eye contract in a live interaction and in video call" tahun 2020, tatapan mata virtual juga memberikan efek yang sama dengan tatapan mata langsung di dunia nyata.
Sebagai penyedia perangkat audio visual khusus ritel dan enterprise, Jabra membagikan beberapa tip tambahan optimalisasi kamera yang bisa mendukung jalannya rapat-rapat virtual para pekerja.
- Posisikan kamera sejajar dengan mata. Hindari posisi yang terlalu ke bawah ataupun
terlalu ke atas. Biasanya dengan meletakkan kamera di sisi atas monitor. Jika dengan
laptop, bisa gunakan penopang tambahan agar kamera sejajar. - Duduk pada posisi tengah layar. Dekatkan kamera hingga setidaknya wajah memenuhi 50% layar dengan menyisakan sedikit ruang kosong di atas kepala kita.
- Jika menatap lensa kamera sulit diakukan, letakan konten materi rapat di sebelah lensa kamera untuk tetap bisa mempertahankan atensi tatapan kita kepada peserta rapat.
- Jika terdapat isu koneksi internet, matikan incoming video stream. Hal ini tidak akan mengganggu koneksi internet peserta lainnya.
- Gunakan perangkat keras kamera yang mumpuni seperti yang dimiliki Jabra untuk bisa memberikan gambar nyata layaknya menghadiri rapat offline.
2. O untuk ourself (tampilan diri)
Dalam kondisi professional, tampilan diri sangatlah penting. Karena itu, kita perlu menjaga penampilan kita dengan baik. Beberapa hal untuk diperhatikan dalam poin ini adalah sebagai berikut.
- Pakaian. Gunakan pakaian sopan dan formal. Jika perlu berdandan dengan layak. Hindari penggunaan pakaian yang senada dengan warna background, seperti pakaian putih dengan dinding putih, atau pakaian hitam dengan dinding gelap. Penggunaan pakaian yang terlalu berwarna-warni juga berisiko mengaburkan tampilan gambar kita di layar.
- Postur dan gestur. Duduk tegak dan minimalkan gerakan badan. Setiap pergerakan tubuh bisa menarik perhatian peserta rapat lainnya.
- Atensi. Sebanyak 57% orang yang melakukan rapat virtual mudah terdistraksi oleh notifikasi telepon selularnya seperti email, percakapan, dan panggilan yang masuk. Belum lagi terhadap situasi sekitarnya. Memberi perhatian penuh akan sangat membantu kita untuk membangun koneksi dengan peserta rapat.
3. L untuk lighting (pencahayaan)
Refleksi kamera sangat tergantung pada cahaya. Semakin bagus pencahayaan, akan
mendongkrak penampilan kita ketika menghadiri rapat. Karena itu, bisa dipertimbangkan untuk memiliki beberapa hal berikut ini.
- Pencahayaan tambahan. Ketika berbicara dalam rapat, semua perhatian akan kepada
kita. Jika begitu tentunya kita perlu memastikan tampilan yang optimal di kamera.
Banyak orang terlihat lebih gelap di video karena lampu ruangan yang terletak di atas.
Adanya sumber pencahayaan tambahan dari arah muka akan memberi kilau wajah
secara optimal. - Manfaatkan cahaya alami. Menyediakan perangkat pencahayaan tambahan bisa sedikit merepotkan. Untuk mengatasinya, kita bisa manfaatkan cahaya alam, seperti melakukan rapat dekat jendela.
- Pencahayaan ringan. Ada kalanya, kita hanya membutuhkan cahaya dengan intensitas ringan. Kita bisa menggunakan dinding sebagai peredam cahaya.
- Tiga titik pencahayaan. Trik pencahayaan ini dibutuhkan bagi profesional yang mengharuskan penampilan sempurna. Letakan tiga perangkat pencahayaan searah jarum jam 11.00 untuk pencahayaan utama, arah jam 12.00 untuk pencahayaan sekunder, dan arah jam 14.00 untuk pencahayaan ketiga.
4. A untuk audio (suara)
Suara juga tidak kalah penting dalam setiap rapat. Menghindari adanya gangguan suara yang tidak diinginkan, serta menghasilkan suara yang optimal ketika kita berbicara dalam rapat sangat esensial untuk dipenuhi.
- Selalu mawas diri terhadap tombol mute. Aktifkan mute jika kita sedang berbicara dan matikan fitur tersebut jika kita sedang tidak berkesempatan berbicara.
- Pastikan tempat ketika sedang melakukan rapat virtual sepi dan bebas dari potensi
gangguan suara seperti suara keramaian, anak kecil, hewan, kendaraan bermotor,
aktivitas dapur, hingga televisi. - Gunakan perangkat penghasil suara yang berkualitas dari Jabra yang bisa meredam sumber kebisingan dengan optimal.
5. B untuk background (latar gambar)
Gambar latar yang ditampilkan mencerminkan siapa dan karakteristik kita. Tidak perlu terlalu rumit untuk menyiapkannya. Tampilan citra yang sederhana dan rapi sudah cukup efektif. Beberapa persiapan yang diperlukan antara lain sebagai berikut.
- Rumah akan menjadi ruang serba guna di masa pandemi. Jika sedang rapat virtual,
hindari tertangkapnya citra peralatan kesehatan, perabotan yang tidak tertata rapi, hingga mainan anak-anak. Jika ingin memanfaatkan perabotan rumah yang ada, tanaman hias bisa jadi solusi terbaik untuk ditampilkan. - Jika kamu ingin atau diharuskan menggunakan gambar latar virtual, kita perlu meletakkan diri di depan dinding polos agar tampilan visual gambar latar virtual yang dikehendaki optimal.
Itulah tadi tips mengadakan rapat virtual yang optimal. Semoga dapat membantu kamu dalam menyelesaikan pekerjaanmu, ya!