E-mail telah menjadi salah satu media yang amat penting dalam komunikasi bisnis. Karena kamu berhubungan dengan rekan kerja, atasan bahkan klien, e-mail nggak bisa ditulis sesuai dengan keinginanmu. Membangun citra diri melalui e-mail juga nggak sulit, kok. Inilah etika yang perlu kamu perhatikan sebelum mengeklik tombol send ke orang lain.
Kesalahan dalam pengetikan dan tata bahasa yang kurang tepat bisa mempengaruhi kredibilitas kamu dalam bekerja. Di samping isi e-mail, cek kembali penerima e-mail yang akan kamu kirim.
Sebagian orang biasanya mengecek e-mail kantor mereka beberapa kali sehari. Gunanya untuk mengetahui apakah ada e-mail penting yang masuk dan membutuhkan balasan dalam waktu singkat. Jangan mengulur-ngulur waktu untuk membalas e-mail.
Kalau kamu ingin e-mail kamu segera dibuka oleh penerima, tulislah subjek tentang inti masalah yang akan kamu sampaikan. Menulis dengan kata-kata ambigu bisa membuat penerima ragu bahkan enggan untuk membaca e-mail dari kamu.
Ketika kamu mengirim e-mail ke rekan kerja, kamu bisa menggunakan lebih dari satu titik atau tanda seru di akhir kalimat. Namun jangan praktekkan hal tersebut ketika mengirim e-mail ke klien atau atasan kalau kamu nggak mau dipandang kurang sopan.
Penutup seperti “regards” atau “thank you” adalah kata yang paling sering dan paling aman digunakan jika hubungan antara kamu dan penerima e-mail nggak terlalu kaku. Perhatikan juga signature yang kamu punya, apakah nama, jabatan, nomor telepon dan alamat kantor sudah sesuai.
Penerima bisa saja meneruskan e-mail yang kamu kirim kepada orang yang nggak kamu duga. Di samping itu, e-mail juga akan tersimpan di database selama bertahun-tahun sehingga bisa dicek kapan saja. Tetaplah profesional dan hindari topik atau pembicaraan di luar urusan kantor.
Apakah selama ini kamu sudah mengirim e-mail dengan benar?
BACA JUGA: Pusing Kebanyakan E-mail? Terapkan 9 Cara Pintar Mengatur E-mail Berikut!