Semenjak pandemi menyerang, rapat virtual atau meeting online menjadi salah satu aktivitas yang wajib dilakukan oleh semua karyawan di berbagai perusahaan. Kegiatan ini menjadi alternatif terbaik ketika semua orang harus bekerja di rumah, namun harus tetap terhubung dalam urusan pekerjaan. Selain urusan rapat pekerjaan, meeting online juga dipakai untuk keperluan wawancara kerja, bahkan untuk sekadar bertemu santai.
Jika baru pertama kali merasakan meeting online, ketahui kalau ada etika nggak tertulis yang patut dilakukan, ya, Bela Etika ini membantumu terlihat profesional dalam melakukan meeting. Jika meeting tersebut berupa negosiasi dengan rekan bisnis, etika ini membantu meeting berjalan dengan sukses. Apa saja etika dalam melakukan meeting online? Melansir dari Your Tango, ini daftarnya:
1. Merapikan ruang atau meja kerja
Sekalipun di rumah, bukan berarti kamu membiarkan lawan meeting melihat keadaan rumah begitu saja. Terlebih jika berantakan atau nggak selayaknya ditunjukkan dalam suasana meeting, tentu akan mengurangi nilai profesionalmu dalam bekerja. Karena itu, coba rapikan ruangan tempat kamu melakukan meeting online. Jika ruangan cukup berantakan dan kamu nggak bisa merapikannya dalam waktu singkat, coba unggah gambar baru sebagai background untuk dirimu dalam meeting.
2. Memerhatikan penampilanmu
Bekerja di rumah memberikan makna baru untuk gaya kasual bisnis. Kamu nggak berpakaian untuk ke kantor, tetapi untuk bekerja. Meski berpakaian kasual atau santai, coba pilih pakaian yang tetap menunjukkan penampilan terbaik. Usahakan untuk memakai setelan lengkap. Meski mungkin kamera laptop hanya menangkap bagian tubuh atas, bukan nggak mungkin kamu mendadak bangun dari tempat duduk sehingga bagian bawah tubuh turut tertangkap dalam waktu singkat. Bagaimana kalau pakaian atas dan bawah nggak cocok?
Nggak hanya pakaian, perhatikan juga kebersihan diri. Pastikan kamu telah mandi, mencuci wajah, menyikat gigi, dan siap memulai hari. Penampilan terbaik memberikan kesan yang profesional.
3. Memastikan kamu mematikan audio
Pastikan audiomu mati sampai tiba giliranmu untuk berbicara. Dalam meeting online, gangguan dapat muncul dalam berbagai bentuk, salah satunya suara-suara yang nggak diinginkan, yang bersumber dari ruangan tempat kita bekerja. Salah satu cara menghindari ini adalah tetap mematikan audio laptop sampai tiba kesempatanmu berbicara.
Selain itu, coba menggunakan headphone ketika melakukan meeting online. Dengan alat ini, kamu dapat mengurangi gangguan suara dari keluarga di rumah dan bisa fokus mendengarkan meeting.
4. Mematikan kamera jika sedang bekerja
Jika meeting sembari bekerja atau mengurusi hal-hal kecil lainnya, ada baiknya untuk turut mematikan kamera. Sebab, pergerakanmu mungkin saja dapat mengganggu rekan kerja yang hadir dalam meeting online. Kamu pun dapat mengunggah foto diri sebagai pengganti thumbnail dan mematikan kamera, kemudian menghidupkannya kembali ketika selesai dengan kegiatanmu.
5. Menjaga kamera sejajar dengan wajah
Atur kamera sejajar dengan wajah jika kamu sedang memimpin meeting online atau berencana untuk menyalakan kamera sepanjang meeting. Dengan cara ini, mencegah kamu terlihat mendongak ke atas atau menunduk ke bawah untuk melihat rekan kerja. Tatapanmu sejajar dengan mereka, layaknya meeting secara langsung.
6. Mengurangi gangguan dari rumah
Jika tinggal bersama pasangan atau keluarga, katakan pada mereka kalau kamu akan menjalani meeting dan membutuhkan suasana yang tenang. Dengan begitu, mereka dapat memberikan situasi yang kamu butuhkan dan menghindari lewat di belakangmu ketika sedang meeting. Kalau kamu memiliki ruang kerja sendiri, taruh tanda yang menunjukkan kalau kamu sedang nggak ingin diganggu. Lalu, pastikan gawai dan jaringan internet bekerja dengan baik agar meeting berjalan dengan lancar.
Itulah etika dalam melakukan meeting online yang perlu kamu ketahui. Mulai dari tampil dengan rapi, memastikan ruangan kerja juga nampak rapi, serta mengurangi gangguan yang mungkin dapat memengaruhi jalan meeting. Meski terkadang beberapa situasi nggak dapat dihindari, seperti suara anak yang berisik atau jaringan internet yang melemah, namun nggak ada salahnya untuk mempersiapkan diri demi menjaga profesionalitas. Bukan begitu?