Aplikasi pesan instan, seperti WhatsApp dan Telegram, menjadi aplikasi yang paling digemari untuk berkirim pesan. Tidak hanya untuk kepentingan pribadi, namun juga penting untuk pekerjaan.
Namun, beda kehidupan pribadi, beda pula etika mengirim chat dalam ranah profesional. Sebelum mengirimkan pesan kepada teman kerja, ada beberapa hal penting yang perlu kamu perhatikan. Hal ini bertujuan agar kita tidak menyinggung perasaan teman sekantor, apalagi membocorkan dokumen rahasia.
Apa saja itu?
1. Perhatikan jam kirim
Meskipun kamu dan rekan kerjamu cukup akrab, sebaiknya tetap mengirim pesan dalam waktu yang wajar untuk menghargai work-life balance. Jika kita tidak memperhatikan jam ketika mengirim pesan, maka bisa saja mengganggu aktivitas mereka.
Karena itu sangat penting untuk mengetahui apakah rekan kerja sedang sibuk atau ada kegiatan lain di jam kerja sebelum mengirimkan pesan.
2. 'Recheck' pesan sebelum mengirimnya
Sebelum mengirim pesan kepada teman kerja, kita perlu memahami apa yang ingin kita sampaikan, baik secara personal maupun lewat grup. Karena itu sangat penting untuk memeriksa pesan yang diketik sebelum dikirimkan kepada teman kerja agar menghindari konflik atau miskomunikasi.
3. Minimalkan penggunaan emoji dan stiker
Fitur emoji dan stiker dalam aplikasi chatting memudahkan kita untuk berekspresi ketika mengirim pesan daring. Sayangnya, banyak orang lalai mengirimkan emoji yang tidak sesuai dengan isi pesan. Alih-alih terlihat ramah, justru penggunaan emoji memberi kesan tidak profesional.
Untuk menjaga profesionalitas kerja, usahakan memberikan emoji yang sesuai dengan penerima pesan.
4. Bersabar
Etika keempat adalah bersabar menunggu balasan dari rekan kerja setelah mengirim pesan lewat aplikasi chatting. Jika lebih dari 3 jam pertama belum ada respon, kamu bisa mengirim ulang pesan dan diawali dengan sapaan dan permintaan maaf dan akhiri dengan kata "terima kasih" . Hal ini agar kita menghargai waktu rekan kerja yang sedang sibuk.
5. Memahami aturan perusahaan
Hal terpenting dalam mengirimkan pesan kepada rekan kerja adalah memberi batasan antara ranah pribadi dan urusan pekerjaan.
Aplikasi pesan instan menjadi ranah pribadi antara kita sebagai pengirim pesan dengan rekan kerja sebagai penerima. Karena itu, sebelum mengirim pesan sebaiknya kita perlu menaati aturan perusahaan mengenai hal-hal apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan salah satunya menyebarkan dokumen konfidensial seperti saham dan surat kepemilikan perusahaan kepada orang lain.
6. Jaga topik ketika mengobrol
Mengobrol melalui aplikasi chatting sangatlah menyenangkan, apalagi jika rekan kerjamu orang yang asik. Hal ini tentu memancing kita untuk tergoda membahas topik lain yang tentu membuat pekerjaan terabaikan.
Karena itu, sebaiknya diskusikan masalah pekerjaan sampai tuntas agar kita memiliki waktu lebih untuk chatting-an membahas hal lain.
7. Tahu waktu kapan berhenti chattingan
Mengirim, menerima, dan menjelaskan suatu pekerjaan secara terus menerus tentu sangat menyebalkan. Apalagi jika topik yang dibahas semakin tidak beraturan dan tidak relevan dengan urusan pekerjaan.
Adapun komunikasi efektif ketika menjelaskan pekerjaan yaitu berbicara langsung atau melalui telepon dengan penerima pesan. Tujuannya supaya pesan yang kita sampaikan lebih cepat dan mudah dipahami oleh mereka.
8. Gunakan email atau aplikasi lain jika mengirim file dalam jumlah besar
Memang aplikasi chatting sangatlah efektif dan cepat untuk menyampaikan suatu informasi. Sayangnya tidak semua informasi dapat kita kirim melalui aplikasi tersebut, misalnya informasi yang panjang dengan foto yang berukuran besar.
Untuk itu, gunakan aplikasi yang dirancang untuk mengakomodir pekerjaan, seperti Workplace, Slack, email, dan Discord.
Nah, itu dia ke-8 hal yang perlu kamu perhatikan sebelum mengirim pesan kepada rekan kerjamu. Kamu sudah menerapkan yang mana saja nih, Bela?