Penulisan surat resmi memang menjadi hal penting yang perlu diketahui sebelum terjun ke dunia kerja. Detai-detail surat, mulai dari bahasa, tanda baca, hingga bagian-bagian surat sangat penting untuk dipahami.
Salah satu hal pokok yang tidak boleh salah dalam penulisannya adalah alamat surat. Meski terkesan sepele, tetapi bagian ini menjadi fokus pertama kali penerima surat. Penulisan alamat surat juga akan membuat kesan penting bagi pembacanya.
Oleh karena itu, sebelum menulis surat resmi, perhatikan contoh penulisan alamat surat yang benar terlebih dahulu. Yuk, simak contohnya, Bela!
Struktur penulisan alamat surat yang benar
Sebelum masuk pada pembahasan mengenai contoh penulisan alamat surat yang benar, kamu perlu mengingat kembali struktur surat resmi.
Pada umumnya, bagian-bagian pada surat resmi ialah kop surat, tempat dan tanggal, nomor, hal dan lampiran, alamat, pembuka, isi, penutup, tembusan, dan terakhir tanda tangan beserta nama terang.
Dalam bagian-bagian tersebut, dapat dilihat bahwa alamat surat merupakan bagian yang terdapat pada awal surat. Hal ini membuat alamat menjadi salah satu sorotan awal pembaca saat menerima surat.
Di dalamnya, alamat berisi penerima surat dan juga alamat surat. Alamat biasanya ditempatkan di sisi kiri atas setelah hal dan lampiran.
Namun, ada beberapa detail yang perlu kamu perhatikan dalam menulis alamat surat. Untuk mengetahui selengkapnya, simak ulasan berikut ini.
1. Penulisan kata 'Yang Terhormat' atau 'Kepada'
Saat menuliskan alamat surat, penulis biasanya menggunaan sapaan kepada penerima surat dengan kata-kata 'Yang Terhormat' atau 'Kepada'. Namun, kedua sapaan tersebut sering salah dalam penggunaannya.
Contoh penulisan alamat surat yang benar dengan kedua-kata-kata tersebut ialah dengan menggunakan kata 'Kepada' atau 'Yang Terhormat' dengan diikuti keterangan penerima.
Kamu hanya bisa menggunakan salah satu kata di atas dalam alamat surat. Jika kamu menggabungkan keduanya yakni 'Kepada Yth' maka penulisan alamat surat tersebut dinilai kurang tepat.
Jika kamu menggunakan kata 'Yth', maka kata tersebut diikuti dengan tanda titik di belakangnya. Namun, jika kamu menggunakan kata 'Kepada', maka kamu bisa langsung menyebutkan nama atau jabatan tanpa disertai tanda baca.
Contoh penulisan 'Yang Terhormat' atau 'Kepada' yang benar adalah sebagai berikut.
- Kepada HRD Pelangi Senja
Jalan Tohpati No. 2
Jakarta - Yth. Kepala Redaksi Pelangi Senja
Jalan Tohpati No. 2
Jakarta - Yth. Wiranagara, M. Hum.
Jalan Menukan No. 2
Jakarta
Contoh penulisan 'Yang Terhormat' atau 'Kepada' yang salah adalah sebagai berikut.
- Kepada: HRD Pelangi Senja
Jalan Tohpati No. 2
Jakarta - Kepada Yth Kepala Redaksi Pelangi Senja
Jalan Tohpati No. 2
Jakarta - YTH. Wiranagara, M. Hum.
Jalan Menukan No. 2
Jakarta
2. Penulisan nama, gelar, dan sapaan
Kemudian, penulisan nama, gelar, dan sapaan juga sangat penting untuk diperhatikan. Sebab, bagian ini sangat sensitif dan krusial. Apabila penerima surat melihat namanya tidak ditulis dengan benar, maka bisa jadi hal tersebut membuat kesan yang buruk bagi pengirimnya.
Pertama, terkait dengan nama, kamu bisa menulis nama dengan huruf kapital pada setiap kata pertama. Hal itu juga berlaku pada jabatan, kecuali dalam bentuk singkatan.
Kemudian, terkait dengan gelar, kamu harus memilih antara menggunakan gelar atau sapaan. Sapaan yang dimaksud adalah 'Bapak' atau 'Ibu'. Jika kamu memilih menggunakan gelar, maka tidak perlu lagi menggunakan sapaan, begitu juga sebaliknya.
Adapun gelar yang ditulis merupakan gelar akademis atau pangkat saja. Gelar yang ditulis di depan tidak diikuti dengan tanda baca koma, tetapi gelar yang berada di belakang dipisahkan dengan tanda koma.
Contoh penulisan nama, gelar, dan sapaan yang benar adalah sebagai berikut.
- Yth. Ibu Suratmi, S. Pd., M. Pd.
Jalan Sorosutan Nomor 66
Yogyakarta - Kepada Bapak Suripto
Jalan Merdeka Nomor 1
Bandung
Contoh penulisan nama, gelar, dan sapaan yang salah adalah sebagai berikut.
- Yth. Ibu Suratmi S. Pd, M. Pd.
Jalan Sorosutan Nomor 66
Yogyakarta - Kepada Bapak Suripto, M. Ag.
Jalan Merdeka Nomor 1
Bandung
3. Penulisan alamat surat
Contoh penulisan alamat surat yang benar selanjutnya adalah tentang alamat tujuan surat. Perlu diketahui, terdapat dua macam alamat pada surat resmi yakni di dalam dan di luar amplop.
Alamat luar surat biasanya ditulis dengan sangat rinci dan lengkap, sementara alamat dalam surat lebih ringkas.
Jika ingin lengkap, kamu bisa menuliskan alamat mulai nama jalan hingga kode pos. Tetapi jika tidak, kamu bisa menuliskan nama jalan atau gedung, nomor rumah, dan nama kotanya saja.
Di dalam surat, alamat biasanya diletakkan di bagian kiri surat setelah nama penerima. Contoh penulisan alamat dalam surat yang benar adalah sebagai berikut.
- Yth. Ibu Andini, S. Pd.
Jalan Kembang Lima Nomor 8
Kota Madiun - Kepada Direktur PT Alfiya
Jalan Rindu 10, Dusun Sande, Kecamatan Belimbing
Kabupaten Semarang, Jawa Tengah
71245
4. Penggunaan tanda baca
Selanjutnya, penggunaan tanda baca pada alamat surat perlu kamu teliti kebenarannya. Tanda baca yang biasanya banyak digunakan untuk menulis surat resmi adalah titik dan koma.
Tanda titik biasanya dipakai setelah menggunakan singkatan 'Yth' atau 'No' pada alamat surat. Kemudian, tanda titik biasanya digunakan untuk memisahkan gelar, seperti 'S. Ag.', dan semacamnya.
Tanda koma juga digunakan untuk memisahkan dua gelar yang berjajar, contohnya 'S. Ag., M. Ag.' dan juga memisahkan nama dan gelar.
Contoh penggunaan tanda baca yang benar adalah sebagai berikut.
- Yth. Ibu Aulia, S. S., M. Hum.
Jalan Pogung No. 8
Kota Yogyakarta - Yth. Putra Perdana, M. Si.
Jalan Kedungwuni No. 10
Kabupaten Bantul
5. Penggunaan huruf kapital
Terakhir, contoh penulisan alamat surat yang benar dan harus kamu perhatikan adalah penggunaan huruf kapital.
Pada alamat surat, huruf kapital digunakan untuk menuliskan huruf pertama pada setiap unsur kata nama orang, gelar pendidikan, alamat, serta berbagai bentuk singkatan seperti RT dan RW.
Contoh penggunaan huruf kapital yang benar adalah sebagai berikut.
- Kepada Bapak Agus Budi Santoso
Jalan Anggur Nomor 1
RT 5 RW 9, Kelurahan Gedongan, Kecapatan Pacitan
Kota Pacitan - Yth. Kepala Operasional PT. Angga Jaya
Jalan K.H. Ali Maksum 55
Kota Yogyakarta - Yth. Umar Ali, S. S., M. Hum,
Jalan Mawar No. 11
Kabupaten Banjarnegara
Itulah contoh penulisan alamat surat yang benar beserta penjelasannya yang perlu kamu cermati. Setelah ini, jangan sampai salah dalam penulisan alamat surat, ya!